Wat is vereist?
- Mbo+ werk- en denkniveau
- Enkele jaren ervaring in een vergelijkbare functie
- Ervaring met notuleren van bestuurlijke overleggen
- Ervaring in corporatiebranche is gewenst, maar niet strikt noodzakelijk
- Je kan werken met vergadersoftware (iBabs)
- Goede plannings- en organisatievaardigheden
- Uitstekende communicatieve en schriftelijke vaardigheid
- Je kan goed omgaan met Microsoft Office 365 programma's zoals Word, Outlook, Excel, PowerPoint, Teams en Sharepoint
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift
- Je werkt zorgvuldig, weet vertrouwelijke informatie goed te behandelen en hebt oog voor de juiste verhoudingen binnen de organisatie
Wat krijg je?
- €3.894 - €4.911 bruto p/m o.b.v. 36 uur (CAO Woondiensten indeling in schaal H)
- Eindejaarsuitkering van 3% van je jaarsalaris
- 32-urige werkweek
- 189,8 vakantie-uren bij een 36-urige werkweek
- Persoonlijk ontwikkelbudget van 900 euro per jaar
- Direct een vaste aanstelling (contract voor onbepaalde tijd)
- Laptop
- Persoonlijk vitaliteitsbudget van 350 euro per jaar en dagelijks vers fruit op kantoor
- Mogelijkheid om thuis te werken
Wat doe je?
- 50% Secretariële taken
- 20% Facilitaire taken
- 20% Algemene organisatorische taken
- 10% Overige taken
Interesse
Heb je een vraag of ben je geïnteresseerd? Neem contact met ons op.Rianne Mulders
HR adviseur
Vacature
Als Directiesecretaris bij Woningbouwvereniging St. Willibrordus ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van de Directie. Je beheert de agenda’s van de Directeur-bestuurder en het Managementteam, organiseert vergaderingen, notuleert deze zorgvuldig en volgt besluiten op. Je zorgt dat afspraken soepel verlopen en dat iedereen tijdig over de juiste informatie beschikt. Daarnaast beheer je het archief en ondersteun je bij interne communicatie en het organiseren van bijeenkomsten.
Ook voer je een aantal facilitaire taken uit, zoals het regelen van kantoorbenodigdheden, al nemen deze een kleinere plaats in binnen je dagelijkse werk. Verder draag je bij aan de organisatiecultuur en het welzijn van medewerkers door het regelen van evenementen en het signaleren van relevante ontwikkelingen. Ten slotte blijf je op de hoogte van ontwikkelingen binnen het vakgebied, houd je relevante wet- en regelgeving bij en onderhoud je contact met externe partijen, zoals de huurdersvereniging, leveranciers en andere relaties.
Je maakt onderdeel uit van de afdeling Staf, samen met de medewerker Beleidsondersteuning, een externe HR adviseur en een externe Controller. Je werkt nauw samen met verschillende collega’s binnen de organisatie en hebt contact met externe partijen zoals de Raad van Commissarissen en leveranciers.
Als je het leuk vindt om te organiseren en te plannen, graag samen werkt met veel verschillende collega’s en het een uitdaging vindt om nauwkeurig te notuleren, stukken te verzamelen en deadlines te bewaken, dan is dit een baan voor jou.
Werkweek
Op een leuke werkdag heb je veel afwisseling en weet je verschillende collega’s goed op weg te helpen. ‘s Ochtends bereid je iedereen goed voor op het MT, daarna beantwoord je vragen van collega’s, stem je kort af met een externe relatie en ‘s middags los je een kleine facilitaire kwestie op.
Op een minder leuke werkdag heb je een volle agenda en last-minute wijzigingen. Je bent druk aan het notuleren, actiepunten aan het verwerken en tussendoor komen er ook nog eens onverwachte vragen en facilitaire meldingen binnen. Aan het einde van de dag heb je het gevoel vooral ad hoc zaken te hebben opgelost.
- 07:00
- 08:00
- 09:00
- 10:00
- 11:00
- 12:00
- 13:00
- 14:00
- 15:00
- 16:00
- 17:00
- 18:00
- 19:00
- 20:00
-
- Voorbeeld weekagenda
- Agenda’s beheren
- Lunch
- MT-overleg voorbereiden
- Documenten en archief bijwerken
- Update Directeur-bestuurder
- Kort overleg met Directeur-bestuurder
-
- MT-overleg bijwonen en notuleren
- Lunch
- MT-overleg voorbereiden
- Actiepunten MT-overleg opvolgen
- Agenda's beheren
- Update Directeur-bestuurder
- Facilitaire kwestie oplossen
-
- Directeur-bestuurder ondersteunen bij voorbereiding RvC-vergadering
- Lunch
- Website beheren
- Overleg met externe relatie
- Directeur-bestuurder ondersteunen bij voorbereiding RvC vergadering
- RvC vergadering bijwonen en notuleren
- Notulen MT-overleg uitwerken
-
- Notulen RvC-vergadering uitwerken
- Lunch
- Documenten digitaal administreren
- Notulen RvC vergadering uitwerken
- Update Directeur-bestuurder
- Agenda's beheren
- Kort overleg met Directeur-bestuurder
-
- Personeelsactiviteit voorbereiden
- Lunch
- Notulen RvC-vergadering uitwerken
- Agenda's beheren
- Documenten digitaal administreren
- Update Directeur-bestuurder
Voorbeeld uit de praktijk
Groeipad
Opleidingen, cursussen of trainingen die je nodig hebt om je functie succesvol uit te voeren (en te blijven uitvoeren) worden door ons volledig vergoed. Daarnaast hechten wij veel waarde aan loopbaanontwikkeling. Vanuit de CAO heb je recht op een individueel loopbaanontwikkelingsbudget van €900 per jaar. Je mag zelf bepalen waaraan je dit budget besteedt, zolang het bijdraagt aan jouw loopbaanontwikkeling.
Werken bij Woningbouwvereniging St. Willibrordus
Woningbouwvereniging St. Willibrordus is een lokaal gewortelde woningcorporatie met een belangrijke rol in de Wassenaarse samenleving. Sinds 1919 zetten wij ons in voor goed en betaalbaar wonen. Met ruim 1.375 sociale huurwoningen, 24 opslagboxen en een woonvoorziening met 18 appartementen voor mensen die bijzondere zorg nodig hebben, maken we elke dag impact voor onze huurders en woningzoekenden.
Bij Willibrordus werk je in een hecht team van ongeveer 20 collega’s, waar de sfeer informeel is en de lijnen kort zijn. We kennen elkaar, helpen elkaar en schakelen snel. Je hebt direct contact met huurders en samenwerkingspartners, waardoor je echt ziet wat jouw werk betekent. Die betrokkenheid en nabijheid maken werken bij ons persoonlijk en waardevol.
De mens staat bij ons centraal. Dat is geen loze belofte, maar de kern van hoe wij werken. Onze kernwaarden – zoals vastgelegd in ons koersplan – geven richting aan alles wat we doen. We zijn maatschappelijk gedreven en voelen een sterke verantwoordelijkheid om huurders en woningzoekenden verder te helpen. We zijn helder en duidelijk in onze communicatie, zodat verwachtingen voor iedereen duidelijk zijn. En als compacte organisatie werken we slim samen, waarbij onze schaal en toegankelijkheid juist onze kracht vormen.
De komende jaren liggen er mooie en betekenisvolle uitdagingen. We bouwen nieuwe woningen, verduurzamen ons bezit, werken aan leefbare wijken en zetten ons in voor betaalbare huren. Met diverse projecten in voorbereiding en uitvoering krijg je bij ons de kans om zichtbaar bij te dragen aan de toekomst van wonen in Wassenaar.
Wil jij werken in een organisatie waar je echt verschil kunt maken en waar jouw bijdrage telt? Dan voel je je bij Willibrordus snel thuis.
- Wassenaar
- Actief in Nederland
- 20 medewerkers
- 50% / 50%
- Gemiddelde leeftijd 47 jaar
- Casual
- Hybride werken
Collega's
